چکیده :
از آنجا که با افزایش حجم اسناد فیزیکی و الکترونیکی مسائل مربوط به سازماندهی، حفظ و نگهداری، پردازش، اطلاع رسانی و مدیریت آنها مطرح می گردد. شرکت مهام صنعت ویستا جهت پیاد سازی سامانه آرشیو الکترونیک در سطح آب و فاضلاب منطقه یک توجه خود را به استاندارهای مدیریت اسناد الکترونیک و ارائه پیشنهادهایی نوین جهت بایگانی فیزیکی معطوف کرده که یکی از ابزار گذار از مرحله مدیریت اسناد سنتی به مدیریت اسناد الکترونیکی می باشد.
مقدمه :
با ظهور فناوری جدید و وابستگی شدید سازمان ها به این گونه فناوری ها، سهم اسنادی که به شکل الکترونیکی ایجاد می شوند، به صورت تصاعدی رو به افزایش است. حفظ آرشیوهای الکترونیکی و ایجاد نظام مدیریت اسناد سازمان ها را قادر می سازد تا اسناد الکترونیکی را به شکل اصلی خود حفظ نمایند.(آرشیو ملی استرالیا،۲۰۰۴)
از سوی دیگر، نگهداری مناسب اسناد در سازمان های دولتی، برای دموکراسی کارا از اهمیت بالایی برخوردار است. زیرا ساز و کاری فراهم می کند که از طریق آن، بخش دولتی می تواند در قبال دولت و شهروندان، پاسخگوی تصمیمات و عملکردش باشد.(آرشیو زلاندنو،۲۰۰۵)
علاوه بر آن، اسناد از بعد تاریخی نیز دارای اهمیت فراوانی هستند. اسناد اساس قضاوت درباره گذشته به شمار می روند.
بنابراین با افزایش حجم اسناد فیزیکی و همچنین اسناد الکترونیکی ایجاد شده در سازمان، مسائل مربوط به سازماندهی، حفظ و نگهداری، پردازش، اطلاع رسانی و مدیریت آنها مطرح می گردد. در سازمان ها روزانه اسناد متعددی به صورت فیزیکی و الکترونیکی تولید می گردد. این سازمان ها، می باید چارچوب فراگیری برای نگهداری از اسناد الکترونیکی خود داشته باشند و گرنه با چالش های متعددی رو به رو خواهند شد که راهکارهای صحیح برای مواجه شدن با این چالش ها خواهد طلبید. در همین راستا مدیران می باید توجه خود را معطوف به سمت مدیریت اسناد الکترونیکی کنند. -آنچه برای گذار از این چالش مهم است، ایجاد راهکار و مدیریت صحیح اسناد الکترونیکی می باشد. از مهمترین مقوله های این مبحث یکپارچگی و استاندارد سازی اسناد الکترونیکی، می باشد که با یکدستی و روشن شدن تمامی جوانب امر، چالش مدیریت اسناد بر طرف گردد.
تاریخچه :
اولین قوانین توصیفی آرشیوی اسناد شخصی و نسخه های خطی در امریکا در سال۱۹۸۳ میلادی با تلاش هنسن منتشر شد همچنین قوانین استاندارد ملی بریتانیا برای اولین بار در دهه ۱۹۸۰ میلادی بصورت دستنامه توصیفی آرشیوی تدوین و منتشر شد. اولین قوانین توصیف ارشیوی در کانادا نیز در سال ۱۹۹۰ منتشر شد.
استاندارد بین المللی توصیف آرشیوی :
در سال ۱۹۹۰ میلادی شورای جهانی آرشیو کارگروهی برای توصیف آرشیو بنیان گذاری کرد که یکسال بعد از آن استاندارد بین المللی اسناد معتبر آرشیوی برای اشخاص حقوقی ، حقیقی و خانواده ها منتشر شد این استاندارد را گروهی از آرشیویست های اسپانیا ، استرالیا ، سوئد ، آمریکا ، کانادا ، ایتالیا ، فرانسه ، چین و بریتانیا توسعه دادند و پس از ارسال آن به سایر اعضای آرشیوی در نشست تخصصی در سالهای ۹۰ و۹۲ در آلمان و اسپانیا برگزار شد پس از بررسی استاندارد اولیه و ارائه نظرات اصلاحی سایر اعضا بالاخره به سال۱۹۹۴ استاندارد بین المللی توصیف آرشیوی در شورای جهانی آرشیو منتشر شد و ویراست دوم آن با بسیاری از مثالهای کاربردی در سال ۲۰۰۰ میلادی در اختیار آرشیو ها قرار گرفت .
استاندارد بین المللی توصیف آرشیوی مانند بسیاری از استانداردهای بین المللی سندی راهبردی محسوب می شود که شامل راهنماهای ویژه ای است و از اعضا می خواهد که آن را همراه با استانداردهای ملی به کارگیرد.
شورای جهانی آرشیو ( ایکا):
استاندارد بین المللی توصیف آرشیوی ( ایساد ) را بعنوان ایجاد یک هدف که در اصول فهرست نویسی توصیفی تدوین کرده است این استاندارد تنها مربوط به اسناد نوشتاری و کاغذی است و سایر مواد آرشیوی مانند عکسها و فیلم ها و غیره را شامل نمی شود .
ارکان پیاده سازی آرشیو الکترونیک :
استاندارد بین المللی آرشیوی در ۲۶ عنصر ارائه شده است که هر یک از این عناصر در داخل هفت ناحیه اصلی قرار می گیرد.
نواحی اصلی هفتگانه توصیف اسناد بر اساس استاندارد ایساد :
۱- ناحیه شرح شناسی : این ناحیه به شناسایی واحد توصیف می پردازد شامل شش عنصر اصلی مانند شماره بازیابی ، عنوان ، تاریخ و غیره می باشد
۲- ناحیه سابقه یا زمینه : اطلاعاتی در مورد زمینه و منشاء واحد توصیف ارائه می دهد مانند نام تولید کننده ، تاریخچه اداری و سابقه آرشیوی
۳- ناحیه محتوا و ساختار : محتوای موضوعی و نظم واحد توصیف را بیان می کند
۴- ناحیه اسناد پیوسته و متحد : به معرفی موادی می پردازد که با واحد توصیف مرتبط باشند مانند محل نگهداری اصل سند و محل نگهداری تصویر سند
۵- ناحیه شرایط دسترسی و استفاده : شامل شرایط دسترسی، زبان و خط ، ویژگی های ظاهری و فنی
۶- ناحیه یادداشت یا تذکرات : اطلاعات ویژه ای که در سایر نواحی گنجانده نشود می توان در این ناحیه یادداشت کرد
۷- ناحیه کنترل توصیفی : اطلاعاتی در مورد چگونگی توصیف ، زمان توصیف و شخص توصیف کننده ارائه می کند.
در بین ۲۶ عنصر موجود در نواحی هفتگانه توصیفی تنها ۶ عنصر اجباری در نظر گرفته شده است که این عناصر در ناحیه شرح شناسایی می گنجد و عبارتند از :
- شماره بازیابی
- عنوان
- تاریخ یا دوره ایجاد
- سطح توصیف
- تعداد یا حجم
- منشاء یا پدید آور
محیط های ذخیره سازی :
شامل وارد کردن اطلاعات اسناد فهرست نویسی شده به کامپیوتر) که اصطلاحا به آن فهرست نویسی ماشین خوان گویند.
محیط های بازیابی :
در این محیط ها اطلاع رسانی ار زوی نمایه ها و توصیف گرها انجام می گیرد.
نکات مهم درباره روشمند کردن و پیاده سازی آرشیو :
- استاندارد سازی با امکان پذیرساختن قابلیت انتقال و کنش پذیری وارد عمل می شوند تا سازمانها بتوانند با سرعت بیشتری با فناوری های نوین تطابق پیدا کرده و به کاربران خود امکان استفاده از آخرین فناوری های ممکن را ارائه دهند.
- روش های تبیین شده حداقل هر ۵ سال یکبار برای تعیین ضرورت تجدید نظر ، ابطال یا تأیید مورد بررسی قرار می گیرند.
- هر روشی لزوما بهترین خدمات را برای کلیه استفاده کنندگان فراهم نمی کند و در برخی از موارد ساختار کنونی کمی تغییر پیدا می کند.